Πώς να δώσετε ένα υπέροχο 1: 1

Όταν έγινε για πρώτη φορά διευθυντής, μισούσα τις συναντήσεις 1: 1. Η εταιρεία μου τα απαιτούσε για κάθε άμεση αναφορά, αλλά βρήκα όλη την ιδέα περίεργη. Για τι θα μιλούσαμε για όλο αυτό το διάστημα; Τι γίνεται αν μου ζητηθεί μια ερώτηση που δεν μπορούσα να απαντήσω; Τι γίνεται αν ήμουν αμήχανος; Ως αποτέλεσμα, απέφυγα 1: 1 για τους πρώτους έξι μήνες μου ως διευθυντής.

Πόσο λάθος ήμουν. Στο φόβο μου για τις δύσκολες στιγμές, μου έλειπε ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία που έχετε στη διάθεσή σας ως ηγέτης.

Ο ατομικός χρόνος με κάθε άτομο σάς δίνει μια ματιά στην πραγματικότητά του και σας βοηθά να κατανοήσετε τα κίνητρα και την άποψή τους. Μπορείτε να ακούσετε ανησυχίες και να βοηθήσετε τους ανθρώπους να περάσουν δύσκολες στιγμές. Με λίγα λόγια, η τακτική 1: 1s σας δίνει την εικόνα και το υλικό για να κάνετε τη δουλειά σας ως ηγέτης - για να ευθυγραμμίσετε τους στόχους των μελών της ομάδας σας με τους στόχους της εταιρείας.

Πιστεύω ότι το 1: 1s είναι τόσο σημαντικό που δεν θέλω κανένας νέος μάνατζερ να δυσκολευτεί να τους κάνει να συμβούν. Παρακάτω θα βρείτε τον οδηγό μου για την προετοιμασία, τη διεξαγωγή και την παρακολούθηση των παραγωγικών 1: 1s. Για όσους από εσάς με ταχέως αναπτυσσόμενες ομάδες, θα σας προτείνω μερικές σκληρές κερδοσκοπικές συμβουλές για να δουλέψετε σε κλίμακα 1: 1s.

1: 1s είναι τακτικά προγραμματισμένες, ημι-δομημένες συναντήσεις με άμεσες αναφορές. Αυτές οι συνομιλίες πρέπει να σχετίζονται με την εργασία, ιδιωτικές και επικεντρωμένες στην άρση των εμποδίων, στην παροχή σχολίων και στη διευκόλυνση της ανάπτυξης κάθε ατόμου. Ενώ υπάρχει σίγουρα χώρος για συναντήσεις δύο ατόμων που είναι προγραμματισμένες κατ 'απαίτηση, που διεξάγονται με συνομηλίκους ή που περιλαμβάνουν αναφορές κατάστασης ή κοινωνικές συζητήσεις, αυτές δεν θα έλεγα 1: 1s και δεν θα επικεντρωθούμε σε αυτές εδώ .

Ο απώτερος στόχος του 1: 1 είναι να δημιουργήσετε έναν τακτικό ρυθμό συνάντησης με κάθε άτομο στην ομάδα σας, ευθυγραμμίζοντας τις προσδοκίες και διευκολύνοντας τα σχόλια. Σε τελική ανάλυση, είναι εξαιρετικά εύκολο να αναβάλλετε τον προγραμματισμό μιας συνεδρίας για αμήχανα σχόλια - το να βρίσκεστε πρόσωπο με πρόσωπο με κάθε άτομο τακτικά καθιστά ευκολότερο να δώσετε το είδος της ανατροφοδότησης που κάνει για οργανισμούς που λειτουργούν καλά.

1: 1s είναι ιδιαίτερα πολύτιμα σε περιόδους ταχείας ανάπτυξης ή αλλαγής. Δημιουργώντας μια ομάδα σε έναν εξελισσόμενο οργανισμό, θα θελήσετε να αμφισβητήσετε το status quo. Χρειαζόμαστε πραγματικά επίσημα έγγραφα απαιτήσεων; Τι γίνεται με την αλλαγή των συναντήσεων όλων των χεριών σε μηνιαία και όχι εβδομαδιαία; Τα καλά νέα είναι ότι 1: 1s αποτελούν ένα είδος διχτυού ασφαλείας καθώς πραγματοποιείτε επανάληψη σε άλλες διαδικασίες στον οργανισμό σας. Εάν έχετε δημιουργήσει ένα πρόβλημα, είναι πιθανό να το ακούσετε. Εάν λείπει κανάλι επικοινωνίας, είναι αναποτελεσματικό, αλλά εφικτό, να καλύψετε τα κενά κατά τη διάρκεια των 1: 1s σας.

Μια θεωρία αποτελεσματικού 1: 1s

Ο πιο σημαντικός παράγοντας για την επιτυχή 1: 1s είναι να πάρει τους ρόλους και τις ευθύνες σωστά. Είναι πολύ απλό: η δουλειά του διευθυντή είναι να ρυθμίσει τη συνάντηση και να ζητήσει άμεση συζήτηση. Η άμεση αναφορά ελέγχει τα θέματα και το περιεχόμενο.

«Το 1: 1 είναι η ώρα σου, όχι η δική μου».

Αυτό είναι αντίθετο για πολλούς διευθυντές. «Αν δεν κατευθύνω τη συζήτηση», αναρωτιούνται, «πώς μπορώ να βεβαιωθώ ότι εστιάζουμε στο πιο σημαντικό περιεχόμενο;» Θα έλεγα ότι αν ελέγχετε τη συνομιλία, δεν θα φτάσετε στα πιο σημαντικά θέματα.

Παραχωρώντας την ευθύνη για το περιεχόμενο που καλύπτεται, καταπολεμάτε τη φυσική τάση να παραπέμψετε στην ημερήσια διάταξη και τη γνώμη ενός διευθυντή, επιτρέποντας να εμφανίζονται θέματα που διαφορετικά θα είχαν κρυφτεί. Ανεξάρτητα από το πόσο προσιτό είστε, οι άνθρωποι παραπέμπουν στον διευθυντή τους (όχι, δεν είστε η εξαίρεση). Για να έχετε επιτυχία 1: 1s, πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα βήματα προς την άλλη κατεύθυνση - βήματα για να βεβαιωθείτε ότι δεν κυριαρχείτε στη συνομιλία.

Δεν μπορώ να σας πω πόσες φορές έχω εισάγει 1: 1 με μια ψυχική ατζέντα μόνο για να βρω ότι είχα μόνο μερικό πλαίσιο. Τα μέλη της ομάδας με τα οποία συνάντησα ολοκλήρωσαν την εικόνα και μετέτρεψαν τα σχόλια που θα έδινα.

Φυσικά, μπορείτε να αναφέρετε θέματα που αποφεύγονται, να κάνετε δύσκολες ερωτήσεις ή να παρέχετε άμεσα σχόλια σε ένα 1: 1. Απλώς κάντε μια επιπλέον προσπάθεια να ακούσετε πριν αρχίσετε να οδηγείτε. Αφήστε να περάσετε περισσότερες μέρες από ό, τι αναλαμβάνετε και θα δείτε τα μέλη της ομάδας σας να γεμίζουν τα κενά με σημαντικές ανησυχίες που διαφορετικά δεν θα σκεφτόσασταν να αντιμετωπίσετε.

Βάζοντας τη θεωρία στην πράξη

Για να λειτουργήσει αυτό, πρέπει να δώσετε σε κάθε μέλος της ομάδας το περιεχόμενο του περιεχομένου που περιμένετε εκ των προτέρων και πρέπει να το εκτελέσετε με συνέπεια. Αυτή είναι η εξαιρετικά απλή φόρμουλα πέντε βημάτων για ένα υπέροχο 1: 1.

  1. Προετοιμασία: Κοιτάξτε τις σημειώσεις σας για το άτομο με το οποίο θα συναντηθείτε, αναλογιζόμενος τον τόνο και το θέμα της τελευταίας συζήτησής σας, καθώς και συγκεντρώνοντας τυχόν στοιχεία για παρακολούθηση. Θα θελήσετε να σκεφτείτε πιθανά σημεία ανατροφοδότησης, τόσο θετικά όσο και εποικοδομητικά. Ακόμη και η σύντομη προετοιμασία είναι καλύτερη από καμία. σε λίγο, τα πέντε λεπτά μεταξύ των συνεδριών μπορεί να είναι πολύτιμα.
  2. Δημιουργήστε προσωπική σύνδεση: "Πώς ήταν το σαββατοκύριακο σας;" Κρατήστε το γνήσιο, αλλά αφιερώστε λίγο χρόνο για να συνδεθείτε σε προσωπικό επίπεδο. Μπορεί να βρείτε τον εαυτό σας να μαθαίνει λεπτομέρειες σχετικά με τις προτιμήσεις και τα κίνητρα ενός μέλους της ομάδας που διαφορετικά θα χάνατε.
  3. Η ατζέντα τους: "Τι είναι στη λίστα σας για σήμερα;" Αυτή η ενότητα είναι σκόπιμα πρώτη. η παραγγελία υποστηρίζει την ευθύνη της άμεσης αναφοράς για τη διεύθυνση 1: 1. Ζητάτε μια λίστα με θέματα, ανησυχίες, ευκαιρίες και ιδέες από το μέλος της ομάδας σας. Για κάθε στοιχείο στη λίστα τους, ακούστε τι έχουν να πουν, διευκρινίστε λεπτομέρειες, προπονηθείτε σε θέματα, συνεργαστείτε για ιδέες και καθιερώστε υπευθυνότητα για τις επόμενες ενέργειες.
  4. Η ατζέντα σας: "Έχω μερικά πράγματα στη λίστα μου." Εδώ συζητάτε οτιδήποτε άλλο — ανάθεση έργων, καθορισμός προσδοκιών, αναζήτηση σαφήνειας και παροχή σχολίων.
  5. Κλείσιμο και παρακολούθηση: Ρωτήστε εάν παραμένουν αντικείμενα ή ανησυχίες, γράψτε τις επόμενες ενέργειες και βεβαιωθείτε ότι θα ολοκληρώσετε την ευθύνη.

Η κύρια πρόκληση για την επιτυχία 1: 1s είναι η συνέπεια. Για να επιτευχθεί ο σκοπός τους, πρέπει να συμβαίνουν 1: 1 με κάθε άτομο στην ομάδα σας και πρέπει να έχει προτεραιότητα έναντι άλλων απαιτήσεων στο πρόγραμμά σας.

Σημαντική εφοδιαστική

Συχνότητα. Πόσο συχνά πρέπει πραγματικά να κάνετε 1: 1s; Η συμβατική σοφία φαίνεται να επικεντρώνεται μία φορά την εβδομάδα για μια ώρα, αλλά κάποια μαθηματικά σχολικής τάξης μάς λένε με μια ομάδα οποιασδήποτε κλίμακας, που γίνεται πολύ δύσκολη (και μάλλον αναποτελεσματική). Μου αρέσουν οι συνεδρίες μισής ώρας, μία φορά την εβδομάδα ή, αν έχω μια μεγάλη ομάδα, μία φορά κάθε δεύτερη εβδομάδα. Εάν δεν είστε σίγουροι, θα συνιστούσα να ξεκινάτε με μισή ώρα κάθε εβδομάδα και να επαναλαμβάνετε από εκεί. Μπορείτε να προσαρμόσετε διαφορετικά για κάθε άτομο - ορισμένα άτομα και ορισμένοι ρόλοι θα απαιτήσουν περισσότερο χρόνο από άλλους, και είναι εντάξει να χρησιμοποιείτε διαφορετικό ρυθμό για κάθε άτομο. Ένας περιορισμός: η εμπειρία δείχνει ότι η μετάβαση σε περισσότερες από δύο εβδομάδες μεταξύ 1: 1s είναι επικίνδυνη: εάν ακυρωθεί κάποιος, θα μπορούσε εύκολα να είναι έξι εβδομάδες μεταξύ συναντήσεων και αυτό είναι σίγουρα πολύ μεγάλο.

Τοποθεσία. Είναι εύκολο να κολλήσετε στη συνήθεια να κάνετε όλα τα 1: 1 σας καθισμένα το ένα δίπλα στο άλλο σε μια αίθουσα συσκέψεων, αλλά έχω αναρωτηθεί για το πώς αντιδρούν διαφορετικοί άνθρωποι σε διαφορετικούς χώρους. Δυσκολεύτηκα κάποτε να κάνω συνομιλία με ένα άτομο για μήνες προτού ανακαλύψουμε ότι θα πάρουμε έναν καφέ κάνοντας κλικ στο διάλογό μας. Άλλα μέλη της ομάδας ανέφεραν ότι δεν μπορούν να επικεντρωθούν εάν περπατάμε στη γειτονιά και ζητάμε να επιστρέψουμε στην αίθουσα συνεδριάσεων. Αλλάξτε το.

Μακρινός. Η συνομιλία μέσω βίντεο ξεπερνά τον ήχο κάθε μέρα, αλλά όποτε είναι δυνατόν, κάντε τα 1: 1s αυτοπροσώπως. Αν δεν μπορείτε, θυμηθείτε ότι στο απομακρυσμένο 1: 1 είναι ιδιαίτερα εύκολο να μεταβείτε απευθείας στη δουλειά, οπότε μην ξεχάσετε να ξεκινήσετε κάνοντας μια προσωπική σύνδεση. Η γεφύρωση του χάσματος σύνδεσης είναι ακόμη πιο σημαντική για τα μέλη της ομάδας που χάνουν τη συντροφικότητα και την ευχαρίστηση των αλληλεπιδράσεων στο γραφείο.

Ερωτήσεις που δεν σκέφτηκα να ρωτήσω

Έχω σοβαρά σχόλια. Πρέπει ακόμα να τους αφήσω να πάνε πρώτα; Εν ολίγοις, όχι. Εάν η ανατροφοδότηση είναι επείγουσα, σημαντική ή δείχνει προς ένα μεγαλύτερο πρόβλημα, είναι σκόπιμο να ελέγχετε αμέσως τη συνομιλία (βλ. Μέρος 3, «Υπάρχει ένα πρόβλημα» 1: 1). Εάν το κάνετε αυτό, θυμηθείτε ότι δεν χρειάζεται να κάνετε όλη τη συζήτηση. Είναι χρήσιμο να κάνετε ερωτήσεις πριν από την παράδοση ενός δύσκολου μηνύματος - "Τι πιστεύετε για την παρουσίαση αυτής της εβδομάδας;" Δώστε στο μέλος της ομάδας σας την ευκαιρία να δώσει τα δικά του σχόλια και, στη συνέχεια, να μοιραστείτε την άποψή σας καθαρά και άμεσα.

Τι κάνω με την αμήχανη παύση; Σε 1: 1s, περισσότερο από ό, τι σε οποιοδήποτε άλλο είδος συνομιλίας, είναι σημαντικό να αφήσετε τις παύσεις να είναι παύσεις. Είτε εξετάζουμε το επόμενο θέμα είτε ανακάμπτουμε από σκληρά σχόλια, αγωνιζόμαστε για να πηδήξουμε και τυχαία παίρνουμε τον έλεγχο του χρόνου μάλλον, αφήνοντας τον στα μέλη της ομάδας μας. Θυμάμαι ξεκάθαρα ένα 1: 1 όπου σταμάτησα να μιλάω για αυτό που ένιωθα σαν δέκα λεπτά (ήταν πιθανώς 45 δευτερόλεπτα). Ήταν βασανιστικό, αλλά τελικά μπήκε για να παραδεχτεί ότι απλά δεν ήταν ενθουσιασμένος για τη δουλειά και ήθελε να διερευνήσει άλλες ευκαιρίες στον οργανισμό - μια μεγάλη νίκη και για τους δύο.

Σε κάθε περίπτωση, δημιουργήστε μια λίστα με στοχαστικές ερωτήσεις για να κρατήσετε στην πίσω τσέπη σας για κενές ατζέντες, ειδικές περιστάσεις ή χαλάρωση στη συνομιλία. Εδώ είναι μια αρχή:

  • Πώς νομίζετε ότι πήγε (εκδήλωση, έργο, συνομιλία);
  • Για τι ανησυχείτε περισσότερο στην εργασία αυτή τη στιγμή;
  • Πώς είναι δυναμική η ομάδα σας αυτήν την εβδομάδα;
  • Ποιες είναι οι προτεραιότητές σας αυτήν τη στιγμή; Πώς μπορώ να σας βοηθήσω;

Πρέπει να σημειώσω; Μερικοί διευθυντές βρίσκουν να παίρνουν σημειώσεις σε ένα φυσικό 1: 1, άλλοι το βρίσκουν αναγκασμένο. Ομοίως, ορισμένες άμεσες αναφορές είναι ευαίσθητες στο ότι οι σκέψεις τους γράφονται σε ένα τόσο συνδεδεμένο περιβάλλον, ενώ άλλοι δεν ενδιαφέρονται λιγότερο. Πιστεύω ότι οι σημειώσεις είναι ένα σημαντικό τεχνούργημα του 1: 1s, αλλά προσπαθώ να προσαρμόσω το στυλ μου με βάση την προτίμηση των μελών της ομάδας μου (ρωτήστε αν δεν είστε σίγουροι). Εάν δεν σημειώσω τη συνεδρία, τελειώνω λίγα λεπτά νωρίτερα και σημειώνω ό, τι θυμάμαι, ώστε να μπορώ να συνεχίσω την επόμενη φορά.

Ναι, φαίνονται συναισθηματικά - τι πρέπει να κάνω; 1: 1s μπορεί να είναι βαθιές συνομιλίες, με συναισθηματικό φορτίο. Έχω ακούσει μάλλον εντυπωσιακά προσωπικές παραδοχές, έχω δει δάκρυα και είμαι ο στόχος κάποιου βαθύτατου θυμού. Κάθε μεμονωμένη κατάσταση απαιτεί κάποια ευαισθησία και φινέτσα, αλλά αυτό το είδος προσωπικού ζητήματος δεν είναι δικό σας χειρισμό μόνοι σας. Εάν δεν είστε σίγουροι τι να κάνετε, ολοκληρώστε τη συνομιλία και, στη συνέχεια, επικοινωνήστε με την ομάδα ανθρώπων για βοήθεια.

Ναι, είμαι συναισθηματικός - τι πρέπει να κάνω; Είσαι άνθρωπος. Μερικές φορές θα αναστατωθείτε ή θα θυμάστε κατά τη διάρκεια 1: 1. Όταν συμβεί αυτό, τερματίστε γρήγορα τη συνομιλία και επιστρέψτε όταν είστε φρέσκοι. Είναι εντάξει να πω "Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό θέμα, θα ήθελα πραγματικά να συνεχίσω να το μιλάω, αλλά δεν μπορώ να το κάνω σήμερα. Θα το παραλάβουμε ξανά αύριο. " Είστε ο καλύτερος κριτής από εσάς - ενώ τακτικά προγραμματίζετε 1: 1s είναι χρήσιμα για να διασφαλίσετε ότι θα παραδοθούν τα σχόλια, είναι καλό να επαναπρογραμματίσετε μια συνεδρία για να μπορέσετε να είστε οι καλύτεροι σας όταν γνωρίζετε ότι έχετε δύσκολες ειδήσεις.

1: 1s σε κλίμακα

Καθώς η ομάδα σας μεγαλώνει, θα έρθει ο καιρός όταν κοιτάξετε το ημερολόγιό σας και θα συνειδητοποιήσετε ότι ξοδεύετε τεράστιο χρόνο σε συναντήσεις 1: 1. Το να κάνουμε 1: 1s σε κλίμακα (περισσότερες από 10-12 άμεσες αναφορές ή ένα μεγάλο σύνολο παραλείψεων επιπέδων) έχει ένα μοναδικό σύνολο προκλήσεων και περιορισμών. Εδώ είναι μερικά λόγια σοφίας που έχω συλλέξει:

  • Μετακινηθείτε σε λιγότερο συχνό ρυθμό (κάθε δύο εβδομάδες περίπου) με το σύνολο ή μέρος της ομάδας. Η δικαιοσύνη δεν είναι ισότητα, οπότε αφιερώστε περισσότερο χρόνο με τις υψηλότερες άμεσες αναφορές μόχλευσης.
  • Θυμηθείτε ποιος είπε τι. Γράψτε σημειώσεις για να παρακολουθείτε γενικά θέματα και σημεία παρακολούθησης. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, μιλήστε με τις αναφορές σας σχετικά με το γιατί παίρνετε σημειώσεις και σταματήστε εάν επηρεάζει αρνητικά τη συνομιλία.
  • Κάντε το γρήγορο και εύκολο να προετοιμαστείτε. Διατηρήστε ενημερωμένες τις λίστες θεμάτων για κάθε απευθείας αναφορά καθ 'όλη τη διάρκεια της εβδομάδας και αφιερώστε το λεπτό που έχετε στο γραφείο σας για να δημιουργήσετε μια γρήγορη ατζέντα.
  • Μειώστε τα στοιχεία παρακολούθησης. Αντί να αντιμετωπίζετε αυτόματα ζητήματα που εγείρονται, επιτρέψτε στο άτομο με το οποίο συναντάτε να κάνει το επόμενο βήμα - ακόμα κι αν είναι απλώς να ρυθμίσετε λίγο χρόνο για συνομιλία. Με τα λόγια του κλασικού κομματιού Harvard Business Review του Oncken και του Wass, «μην πάρεις την μαϊμού στην πλάτη σου».
  • Προστατέψτε τους παραγωγικούς χρόνους σας: σύμπλεγμα 1: 1s κατά τη διάρκεια μερών χαμηλότερης ενέργειας της ημέρας σας.
  • Πάντα να επαναπρογραμματίζω. Βρίσκω εάν αρχίσω να παρακάμπτω 1: 1, παραλείπω με τους ίδιους ανθρώπους ξανά και ξανά. Ορίστε τις προσδοκίες ότι τα 1: 1 θα κινηθούν, αλλά θα συμβαίνουν πάντα. Εάν χρειάζεται μια άμεση αναφορά, βεβαιωθείτε ότι το ημερολόγιό σας είναι πάντα ανοιχτό σε αυτές.

Ανεξάρτητα από το αν κάνετε δύο εβδομάδες ή είκοσι, τα υπέροχα 1: 1 μπορούν να αποτελέσουν μια αξιόπιστη βάση για τον τρόπο με τον οποίο οδηγείτε τον οργανισμό σας. Κρατήστε το απλό και επαναλαμβανόμενο. Σχεδιάστε συστήματα για να παραμείνετε συνεπείς. Αποφύγετε τον τελειομανισμό. υπέροχα 1: 1s ή ακόμα και καλά είναι καλύτερα από κανένα. Το πιο σημαντικό από όλα, να θυμάστε ότι το 1: 1 είναι απλώς μια συνομιλία μεταξύ δύο ατόμων που μοιράζονται τον στόχο της επιτυχούς συνεργασίας και της σωστής εργασίας, ο χρόνος μπορεί να είναι το επίκεντρο της εβδομάδας για καθένα από εσάς.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με την παροχή υπέροχων 1: 1s στο Μέρος 2: Οι τέσσερις τύποι σκληρών 1: 1s και στο Μέρος 3: Κατάσταση 1: 1s.