7 εφαρμογές παραγωγικότητας που ξυρίζουν 10 ώρες από την εβδομάδα εργασίας σας

Ξεκινήστε να ζείτε πιο συνειδητά για το χρόνο και την παραγωγικότητά σας, ώστε να μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο για άλλα, πιο σημαντικά πράγματα.

Τα εργαλεία δεν έχουν σημασία. Αλλά αν χρησιμοποιείτε τα σωστά εργαλεία, η ζωή σας μπορεί να είναι πολύ πιο εύκολη και καλύτερη.

Η γενική γνώμη μου για εφαρμογές, εργαλεία και πόρους είναι αυτή: Δεν έχει σημασία.

Το λέω αυτό επειδή οι περισσότεροι άνθρωποι κρύβονται πίσω από τις εφαρμογές τους. Αναζητούμε πάντα την ΕΝΑ εφαρμογή που θα μας μετατρέψει σε τέρας παραγωγικότητας.

Ή πιστεύουμε ότι εργαλεία ή άλλοι πόροι θα μας βοηθήσουν να κάνουμε καλύτερη δουλειά.

Ο YouTuber και ο σκηνοθέτης Casey Neistat το καθιστούν πολύ σαφές, λέει:

«Η ταχύτητα δεν έχει σημασία. Πείτε μια υπέροχη ιστορία πολύ καλά, και οι άνθρωποι θα συγχωρήσουν ό, τι κι αν κάνετε με αυτό.

Όσον αφορά τη γραφή, ο Stephen King έχει παρόμοια προσέγγιση. Όποτε ρωτάει για εργαλεία, δεν απαντά καν. Αν θέλετε να γίνετε καλύτερος συγγραφέας, λέει:

«Μαθαίνεις καλύτερα διαβάζοντας πολλά και γράφοντας πολλά, και τα πιο πολύτιμα μαθήματα από όλα είναι αυτά που διδάσκεις στον εαυτό σου».

Είμαι βέβαιος ότι γνωρίζετε ότι υπάρχει μόνο ένας τρόπος για να κάνετε τα πράγματα: Βάλτε το κεφάλι σας κάτω και δουλέψτε σκληρά. Αλλά συχνά, εξακολουθούμε να πιστεύουμε ότι αυτές οι σκέψεις:

  • "Ένας νέος φορητός υπολογιστής με κάνει πιο παραγωγικό."
  • "Αυτή η εφαρμογή με βοηθάει να κάνω περισσότερα."
  • «Η νεότερη κάμερα DSLR με κάνει καλύτερο φωτογράφο.»

Αυτοί είναι όλοι οι λόγοι που καθυστερούμε. Τώρα, φυσικά, τα εργαλεία έχουν σημασία. Αλλά δεν είναι ο καθοριστικός παράγοντας. Είσαι.

Δεν αφορά τους πόρους που έχετε. είναι για το τι κάνεις μαζί τους. Η ζωή αφορά την επινοητικότητα. Και αυτό είναι το σημείο που θέλουν να κάνουν οι άνθρωποι όπως η Casey Neistat και ο Stephen King.

Αυτό που θα βρείτε στη συνέχεια είναι μια λίστα με 7 από τις αγαπημένες μου εφαρμογές και πώς τις χρησιμοποιώ. Όταν χρησιμοποιείτε τα εργαλεία με τον σωστό τρόπο, μπορείτε εύκολα να εξοικονομήσετε 10 ώρες την εβδομάδα.

1. Γραμματικά

Εάν το διαβάζετε, πιθανότατα είστε εργαζόμενος στη γνώση. Και το βασικό όπλο μιας εργαζόμενης γνώσης είναι τα λόγια της.

Πιστεύω ακράδαντα ότι αν θέλετε να γίνετε καλύτερος επικοινωνιακός, όλα ξεκινούν στα χαρτιά. Μάθετε πώς να σκέφτεστε και να γράφετε καλά και τελικά θα γίνετε καλύτεροι στο να μιλάτε, να πωλείτε, να γράφετε, να προγραμματίζετε, να κάνετε συνεντεύξεις, κορυφαίους κ.λπ.

Οι ίδιες οι λέξεις που χρησιμοποιείτε είναι ΠΑΝΤΑ στον τρόπο συμπεριφοράς σας. Ειδικά σε έναν ολοένα και πιο ψηφιακό κόσμο όπου οι άνθρωποι αποφεύγουν την επαφή πρόσωπο με πρόσωπο.

Και η γραμματική είναι το καλύτερο εργαλείο για να σας βοηθήσει στην επικοινωνία. Οι περισσότεροι πιστεύουν ότι η γραμματική είναι μόνο για συγγραφείς.

Αλλά χρησιμοποιώ κυρίως την επέκταση του προγράμματος περιήγησης Grammarly για καθημερινή χρήση. Το χρησιμοποιώ για τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, για την απάντηση σε σχόλια ή για οποιονδήποτε άλλο ιστότοπο πρέπει να γράψω κάτι.

Επίσης, επεξεργάζομαι τα άρθρα μου με τη γραμματική (έχουν επίσης ένα πρόσθετο MS Office). Ελέγχει για σφάλματα παθητικής φωνής, γραμματικής, ορθογραφίας και στίξης.

Συνολικά, αυτή η εφαρμογή με εξοικονομεί περίπου 30 λεπτά την ημέρα σε απόλυτη πνευματική δύναμη. Με τη γραμματική, μπορώ απλώς να επικεντρωθώ στη συγγραφή και την επικοινωνία του μηνύματός μου. κάνουν τα υπόλοιπα.

2. Blinkist

Η ανάγνωση βελτιώνει την εστίαση, την παραγωγικότητα, τη δημιουργικότητα και μειώνει το άγχος. Τα οφέλη είναι τόσο μεγάλα που σε κάνει να πιστεύεις ότι όλοι πρέπει να διαβάζουν βιβλία σαν τρελοί.

Οχι.

Το 23% των Αμερικανών δεν έχουν διαβάσει ούτε ένα βιβλίο τον τελευταίο χρόνο. Και ο αριθμός των βιβλίων που διαβάζουν οι άνθρωποι ανά έτος δεν είναι επίσης αρκετά. Μόνο το 28% διαβάζει περισσότερα από 11 βιβλία ετησίως.

Και το καταλαβαίνω. Η ανάγνωση απαιτεί χρόνο. Επιπλέον, μία από τις κύριες προκλήσεις μου είναι να επιλέξω ποια βιβλία πρόκειται να διαβάσω.

Στο παρελθόν, έχω αγοράσει συχνά βιβλία και τα έχω σταματήσει στη μέση επειδή δεν ήταν χρήσιμα ή ενδιαφέροντα. Αυτό με κοστίζει χρόνο και χρήμα. Αυτό είναι απογοητευτικό, ειδικά επειδή μπορείτε να διαβάζετε τόσα πολλά βιβλία κάθε χρόνο.

Αν είστε σαν εμένα, η λίστα ανάγνωσής σας αυξάνεται ταχύτερα από ό, τι διαγράφετε βιβλία και αυτό είναι ένα πρόβλημα. Γιατί; Θέλετε να διαβάσετε τα σωστά βιβλία. Θέλετε να διαβάσετε βιβλία που σας κάνουν να μεγαλώνετε. προσωπικά, επαγγελματικά, οικονομικά.

Και βρήκα επιτέλους μια λύση στο ερώτημα: «Ποιο βιβλίο πρέπει να διαβάσω στη συνέχεια;»

Το Blinkist δημιουργεί ποιοτικές περιλήψεις βιβλίων μη μυθοπλασίας. Κάθε μέρα διαβάζω μια περίληψη βιβλίων και αν θέλω να μάθω περισσότερα, λαμβάνω το πραγματικό βιβλίο. Εάν όχι, απλώς καταργώ το βιβλίο από τη λίστα ανάγνωσής μου.

Πρέπει να είσαι ρεαλιστής. απλά δεν μπορείτε να διαβάσετε όλα τα βιβλία στον κόσμο. Και είναι σημαντικό να καταλάβετε πώς αποφασίζετε ποια βιβλία πρόκειται να διαβάσετε.

Επίσης, δεν βασίζομαι σε κριτικές για να επιλέξω βιβλία γιατί ένα βιβλίο που είναι άχρηστο για εσάς μπορεί να είναι πολύτιμο για μένα.

3. Τρέλλο

  • «Τι πρέπει να κάνω στη συνέχεια;»
  • "Βαριέμαι."

Πρέπει να εξαλείψετε αυτές τις δύο σκέψεις από το κεφάλι σας. Γιατί; Επειδή φυτεύουν τους σπόρους για κάτι που λέγεται: ΧΩΡΙΣ ΧΡΟΝΟ.

Χρησιμοποιώ το Trello ως καθυστέρηση εργασιών που πρέπει να κάνω. Εάν δεν γνωρίζετε το Trello? Είναι ένα ευέλικτο εργαλείο διαχείρισης έργων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί με πολλούς τρόπους.

Με το Trello μπορείτε να δημιουργήσετε «πίνακες» για κάθε έργο που έχετε. Και σε κάθε πίνακα, μπορείτε να απαριθμήσετε όλες τις ενέργειες που πρέπει να ολοκληρώσετε για αυτό το έργο.

Κάθε εβδομάδα χρειάζομαι λίγο χρόνο για να ενημερώσω τα έργα μου. Αυτό με βοηθά να βελτιώσω την εστίασή μου, οπότε ξέρω τι πρέπει να κάνω.

Όποτε δεν ξέρω τι να κάνω, ανοίγω το Trello: Υπάρχει πάντα κάτι να κάνω.

4. Feedly / Medium

Η περιήγηση σε ιστολόγια παραμένει μια από τις κύριες πηγές σπατάλης χρόνου για τους περισσότερους από εμάς.

Έχω μια απλή συμβουλή για εσάς: Σταματήστε να κάνετε κλικ σε άρθρα που βλέπετε στις κοινωνικές ροές σας.

Οι περισσότεροι άνθρωποι ανοίγουν Facebook, Twitter ή ακόμα και ειδησεογραφικούς ιστότοπους και κάνουν κλικ σε οτιδήποτε φαίνεται λίγο ενδιαφέρον.

ΜΗΝ.

Αντ 'αυτού, δημιουργήστε μια λίστα με 5-10 blog / συγγραφείς που σας αρέσει να διαβάζετε. Στη συνέχεια, προσθέστε τα στο Feedly ή ακολουθήστε τους bloggers / δημοσιεύσεις στο Medium. Κάθε μέρα, διαβάζετε μόνο τα άρθρα σας μέσω Feedly και Medium.

Αυτό εξοικονομεί τουλάχιστον 1 ώρα περιήγησης χωρίς λόγο την εβδομάδα.

5. Office 365 / Έγγραφα Google

Γνωρίζω ακόμα πολλούς επιχειρηματίες και ελεύθερους επαγγελματίες που δεν εργάζονται στο cloud. Εάν είστε ένας από αυτούς, σπαταλάτε πολύ χρόνο.

Τα λίγα λεπτά που χρειάζονται για να ανοίξετε αρχεία από φακέλους, να τα αποθηκεύσετε σε εξωτερικές μονάδες δίσκου ή να μοιραστείτε τα έγγραφά σας με άλλους, προσθέτει γρήγορα.

Λίγα λεπτά εδώ και εκεί γίνονται μερικές ώρες την εβδομάδα και εκατοντάδες ώρες ετησίως.

Χρησιμοποιώ το Office 365 επειδή μου αρέσει να εργάζομαι και εκτός σύνδεσης (συν, είμαι λίγο παλιό σχολείο - είμαι συνηθισμένος στο Office). Αλλά τα Έγγραφα Google λειτουργούν επίσης καλά.

Ας το κρατήσουμε σύντομο: Εάν δεν εργάζεστε στο cloud, ήρθε η ώρα να μετακινηθείτε εκεί.

Εξοικονόμηση περίπου 1 ώρα την εβδομάδα έχοντας εύκολη πρόσβαση σε όλα τα έγγραφά μου (σε όλες τις συσκευές μου) στο cloud. Επικεντρώνομαι μόνο στην εργασία και την κοινή χρήση εγγράφων, υπολογιστικών φύλλων και παρουσιάσεων.

Δεν θέλω να σκεφτώ οτιδήποτε άλλο σχετίζεται με την παραγωγικότητα. Και γι 'αυτό είναι εξαιρετικές αυτές οι εφαρμογές.

6. Η δωρεάν εφαρμογή ημερολογίου στο τηλέφωνό σας

Ξεχάστε λίστες υποχρεώσεων, φανταχτερές εφαρμογές παραγωγικότητας ή οτιδήποτε άλλο σας υπόσχεται να τελειώσετε.

Υπάρχει μόνο ένα πράγμα που σας βοηθά να κάνετε τα πράγματα: το ημερολόγιό σας.

Είναι τόσο προφανές που οι περισσότεροι από εμάς το αγνοούμε. Προτιμούμε τις φανταχτερές λίστες υποχρεωτικών εργασιών με όλα τα χρώματα του ουράνιου τόξου και που ακούγονται όταν επιλέγετε ένα στοιχείο.

Η έρευνα είναι σαφής: Οι λίστες υποχρεώσεων δεν λειτουργούν. Και όμως, οι περισσότεροι άνθρωποι τηρούν.

Σκάψτε τη λίστα υποχρεώσεων και χρησιμοποιήστε το ημερολόγιό σας ως το νούμερο ένα εργαλείο παραγωγικότητας. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να προγραμματίσετε την εβδομάδα σας. Ρωτήστε: Πότε θα κάνω τι; Στη συνέχεια, προγραμματίστε το στο ημερολόγιό σας. Κάνω αυτήν την άσκηση κάθε μέρα.

Υπόσχομαι ότι θα σας εξοικονομήσει τουλάχιστον 15 λεπτά την ημέρα από την ενημέρωση της λίστας υποχρεώσεων.

7. Το παντοδύναμο

Μου αρέσει να δουλεύω με τη μέθοδο Pomodoro. Η έρευνα δείχνει ότι βελτιώνει την εστίαση και την ποιότητα της παραγωγής σας.

Κάθε φορά που δεν χρησιμοποιώ μια εφαρμογή όπως το Tomighty, απλώς χάνω ώρες κάθε μέρα. Αυτή η εφαρμογή μπορεί να σας εξοικονομήσει εύκολα μία ώρα ανά ημέρα.

Πως? Όταν εργάζεστε σε διαστήματα, μπορείτε να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο λόγω της βελτιωμένης εστίασης.

Συνολικά, αυτές οι 7 εφαρμογές θα ξυρίσουν τουλάχιστον 10 ώρες από την εβδομάδα εργασίας σας. Και με την πρακτική, μπορείτε ακόμη και να διπλασιάσετε την εξοικονόμηση χρόνου σας.

Όπως ίσως έχετε παρατηρήσει, η παραγωγικότητα έχει να κάνει με την εξάλειψη των δραστηριοτήτων που σπαταλούν χρόνο και τη βελτίωση της εστίασης.

Με αυτόν τον τρόπο ολοκληρώνετε τα ΔΕΞΙΑ πράγματα, και εξοικονομείτε τελικά πολλές ώρες κάθε εβδομάδα.

Ξεκινήστε να ζείτε πιο συνειδητά για το χρόνο και την παραγωγικότητά σας: Εξοικονομήστε χρόνο για άλλα, πιο σημαντικά πράγματα.

Εάν το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πολύτιμες ώρες με την οικογένεια, τους φίλους σας, τον σύζυγό σας. Ή μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο για να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας.

Επειδή στο τέλος της διαδρομής, όταν βρίσκεστε στο κρεβάτι σας, δεν θα σκεφτείτε όλες τις εφαρμογές, τα εργαλεία ή τους πόρους που χρησιμοποιήσατε. Όχι, θα σκεφτείτε όλα τα υπέροχα πράγματα που κάνατε μαζί τους.

Λοιπόν, τι περιμένεις; Έχετε τα εργαλεία που χρειάζεστε για να είστε επιτυχημένοι. Το μόνο που μένει είναι αυτό: Βγείτε και κάντε τα πράγματα με τους πόρους που έχετε.

Αρχικά δημοσιεύτηκε στο dariusforoux.com.